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Comment s’organiser pour être efficace

Comment s'organiser pour être efficace quand on travaille de chez soi ? Je vous donne ici de nombreuses astuces à mettre en place
comment organiser son temps pour être efficace

Lorsqu’on travaille en télétravail, en freelance ou en tant qu’entrepreneur, il est important de savoir comment s’organiser pour être efficace. Sinon, on risque de dépenser de l’énergie inutilement et surtout de ne plus avoir de vie à côté de son travail.

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Je partage ces astuces avec vous sur mon blog de graphiste, car je crois qu’elles pourraient être utiles dans votre quotidien.

En tant que freelance depuis plus de 10 ans, j’ai eu le temps d’expérimenter de nombreuses choses trouvées de gauche à droite. Chaque personne étant différente, je vais vous donner des conseils que vous pourrez adapter à votre cas personnel.

comment s'organiser pour être efficace

Un sablier-horloge généré par une AI et dirigée par mes soins

Estimer ses priorités

Tout d’abord, je vous invite à prendre un logiciel, un papier ou autre support où vous pourrez faire des listes à cocher. De mon côté, j’apprécie pour son côté ludique : Habitica.

N’ajoutez rien qui ne soit pas nécessaire, c’est important.

1- Faites une liste de choses personnelles qui vous sont nécessaires quotidiennement.

Exemples : vous avez besoin de faire 20 minutes de Yoga par jour, vos heures de sommeil idéales, la vaisselle, vous occuper de vos enfants, ne rien faire…

A chaque fois, mettez le nombre d’heures ou minutes que cela vous prendra. Si vous n’en avez aucune idée, je vous donnerai une autre astuce ensuite.

2- Faites une liste de choses personnelles qui vous sont nécessaires hebdomadairement.

Exemples : votre cours de danse du vendredi soir, votre thé avec Marie-Thérène du mardi, le linge trois fois par semaine et emmener et ramener votre fille du judo de son cours du mercredi, ne rien faire…

Mettez là aussi le nombre d’heures nécessaires pour ces activités.

3- Faites une liste de choses professionnelles qui vous sont nécessaires quotidiennement.

Exemples : publier une story Instagram, répondre aux mails, se former…

Mettez là aussi le nombre d’heures nécessaires pour ces activités.

4- Faites une liste de choses professionnelles qui vous sont nécessaires hebdomadairement.

Exemples : Faire les comptes, envoyer les devis, écrire la newsletter, écrire et planifier tant de publications etc.

Mettez là aussi le nombre d’heures nécessaires pour ces activités.

5- Faites une liste temps de tâches pour lesquelles vous êtes rémunérées qui vous sont nécessaires hebdomadairement.

Exemples si vous êtes en télétravail : En plus de ce que l’on vous demande hebdomadairement, rajouter des heures d’imprévus ou le temps nécessaire pour d’autres travaux.

Exemples si vous êtes freelance : Ajouter à ce que vous devez faire basiquement, le temps de travail consacré aux tâches que vous allez faire pour vos clients (vous comprendrez vite que si vous prenez trop de clients, votre vie sera un enfer, dons augmentez vos prix et prenez moins… Mais je ferai un article prochainement sur comment calculer ses tarifs).

Exemples si vous êtes entrepreneur : Ajouter à ce que vous devez faire basiquement, le temps de travail consacré aux tâches que vous allez faire pour gagner votre vie.

Mettez là aussi le nombre d’heures nécessaires pour ces activités.

6- Calculez le nombre d’heures quotidiennes qui vous sont nécessaires pour toutes les activités confondues.

Si vous voyez que vous avez trop d’heures, il va falloir soit faire des sacrifices, soit essayer de faire les tâches en moins de temps et être tout aussi efficace.

Par contre, si vous voyez que vous ne remplissez pas les 24 heures du mardi mais que vous avez 30 heures le mercredi, ajustez.

Ou alors, si vous avez moins de 24 heures tous les jours, bravo, vous avez du temps libre ! Nous reviendrons dessus plus tard, mais c’est important d’en avoir.

Dans tous les cas, il s’agit d’heures estimées. Il faut savoir qu’une journée est faite d’imprévus et qu’aussi, vous avez sûrement oublié le temps passé aux toilettes, par exemple. Mais ça n’est pas grave, nous ajusterons par la suite.

Comment gagner du temps

Un réveil généré par une AI et dirigée par mes soins

Faire son planning

Le dimanche est la journée idéale pour faire son planning. Mais vous pouvez le faire en première tâche le lundi matin si vous ne voulez pas travailler les weekends. Ajoutez alors la tâche du planning à faire dans vos tâches hebdomadaires 😉

Vous allez rapidement voir alors que vos journées vont se remplir très très vite !

Un planning se fait en fonction du temps estimé avec ses priorités, inscrites au-dessus, mais également, de rendez-vous et d’activités annexes.

Prenez votre agenda préféré et notez-les sur votre planning. Vous devez bloquer toutes vos priorités personnelles et professionnelles comme des moments où personne ne doit y interférer.

Veillez donc bien à indiquer à vos clients et entourage qu’il faut qu’ils vous demandent de votre temps, le jour d’avant votre création de planning. Sinon, vous ne vous en sortirez pas. Je crois que c’est cette partie la plus difficile car ça demande aux autres aussi de prévoir leur planning.

Refusez catégoriquement toutes les demandes après que vous ayez bloqué votre planning. Devenez inflexible, à moins d’avoir bloqué des temps dans votre planning pour les imprévus.

Si vous acceptez tous les imprévus que vous n’avez pas prévus sur votre agenda, vous serez très rapidement débordé et vous n’aurez donc aucun avancement.

A vous maintenant de respecter votre planning.

comment rentrer dans le flow

Des horloges générées par une AI et dirigée par mes soins

Estimez vos réels besoins en expérimentant

Les premières semaines, en suivant votre planning, vous allez vous rendre facilement compte que vous vous êtes certainement donné trop de choses à faire et que certains jours ou moments de la journée, vous serez plus ou moins efficace.

1- Je vous invite vivement à utiliser un outil de suivi de temps. De mon côté, j’utilise « Toggle Track » qui est très facile d’utilisation. Je fais une activité ? J’appuie sur play et je note ce que je fais. Je la termine, j’appuie sur stop. Cela vous permet à la fin de savoir réellement combien de temps vous passez exactement à faire telle ou telle tâche. Vu comme ça, je sais que ça paraît inutile, mais si je vous le conseille, c’est que ça ne l’est pas. C’est gratuit, alors vous n’avez rien à perdre.

2- Notez toutes vos baisses d’énergie ou vos moments où vous serez le plus productif.

3- Notez ce que vous avez réussi à faire et au contraire, ce que vous avez procrastiné par manque de temps, de volonté ou parce que finalement, vous avez eu un imprévu.

4- Essayez de voir ce qui est vraiment nécessaire pour vous et notez vos priorités.

5- Notez également si votre digestion ou votre activité physique indique un changement d’énergie…

Bref, apprenez à vous connaître réellement, notez tout et surtout AJUSTEZ pour votre prochain planning.

organisation pour être efficace

Des travailleurs générés par une AI et dirigée par mes soins

Soyez efficace

Lorsque vous vous mettez à travailler, vous devez normalement maintenant savoir quand vous êtes le plus concentré et le plus productif.

Travaillez donc dans ces moments-là, cela vous permettra de travailler moins mais mieux. C’est l’un des rares moyens de gagner du temps pour avoir plus de temps libre.

C’est pour cela que travailler sans horaires, mais seulement en rendant un travail fini, est la meilleure chose qui puisse vous arriver pour gagner du temps. Le temps est au final plus précieux que l’argent, car on ne peut pas l’augmenter réellement.

Pour rentrer dans le flow, donc être le plus productif possible dans son travail, il faut également couper toutes sources de distraction. Dès que vous mettez « play » sur Toggle Track, vous n’avez plus le droit d’avoir aucune notification ou personne qui vous dérange.

Le « flow » est un état de concentration intense et de productivité maximale dans lequel on est plongé lorsqu’on travaille sur une tâche ou un projet qui correspond à nos compétences et nos intérêts personnels. C’est un moment où on perd la notion du temps et où on est pleinement engagé dans notre travail, sans être distrait par des interruptions ou des distractions externes. Le concept a été popularisé par le psychologue hongrois Mihály Csíkszentmihályi, qui a étudié l’expérience optimale de la vie humaine.

Même si vous avez la flemme de travailler…

J’utilise aussi, pour rentrer dans le flow, le pomodoro timer. C’est un moyen de travailler par tranche de 25 minutes (là où la concentration reste la plus forte) puis de faire une pause de 5 minutes. Et de recommencer ce cycle 3 fois. Une fois ces 4 cycles passés, là vous pourrez prendre une pause de 15 minutes. Cette méthode permet de travailler plus efficacement.

Personnellement, je ne l’utilise que quand je n’ai vraiment pas envie de travailler. Cela me permet de me dire « bon, je me lance pour 25 minutes, si ça ne passe pas, au moins j’aurais essayé ».

Et généralement, cela me lance pour le reste de ma journée.

Autre chose, ne regardez pas vos mails mille fois par jour et ne laissez pas votre téléphone sonner ou des gens vous déranger pour vous livrer un colis ou pour des visites surprises. Vous êtes en train de travailler. Ces personnes auront leur moment dans votre planning, mais pas maintenant.

Il faut vraiment ne pas se disperser, et dire non ou ne pas être à la disposition des autres est primordial.

gérer son temps efficacement

Une horloge générée par une AI et dirigée par mes soins

Apprenez à ne rien faire ou faire des pauses

Peu de personnes sont capables de travailler des mois sans prendre de jours de pause sans faire du surmenage ensuite.

Et moins vous prendrez de pauses, moins vous serez productif.

Donc déculpabilisez et prenez des weekends toutes les semaines et des vacances de temps en temps. C’est important.

J’ai d’ailleurs écrit un article qui explique plus précisément à quoi sert de faire une pause.

En ce moment, je fais un défi qui me mange tout mon temps libre, à savoir faire un article par jour durant 31 jours. Et comme je suis un peu masochiste peut-être, j’ai décidé de ne pas arrêter les vidéos YouTube pour autant ni d’arrêter de travailler pour mes clients.

Si je tiens, c’est aussi parce que je sais que cela ne sera pas éternel. Mais ce n’est clairement pas recommandé, encore moins sur le long terme. À la fin de ce défi, je vous ferai un article qui vous expliquera comment je me suis organisée et comment j’ai tenu.

Et vous, quels sont vos conseils pour travailler plus efficacement de chez vous ? Pensez-vous appliquer certaines méthodes ?

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Flore Michelot alias FloreDuWeb

Auteure de cet article et de ce site.
Graphiste webdesigner depuis 2009 ayant fait 4 ans d’études dans ces domaines,
j'accompagne les entrepreneurs à créer leur communication visuelle pour tous supports.

2 réponses

    1. Merci à toi Diane pour ce retour. Oui l’avantage de Pomodoro c’est qu’on peut calculer le temps en fonction de ses besoins. Car 25 minutes ça me fait aussi très court 🙁

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